Die Büro-Software für die optimale Zeiterfassung

TopKontor . Zeiterfassung

Die ungewöhnlich fortschrittliche und aktuelle Software TopKontor Zeiterfassung ist äußerst einfach und intuitiv bedienbar. Damit lässt sich eine Menge Zeit, bares Geld und viel Ärger sparen! Wer sich von der im Reich der Dichtung angesiedelten Zettelwirtschaft verabschiedet, hat auf einem Schlag hieb- und stichfeste, glaubhafte und beweiskräftige Unterlagen für die Lohnabrechnung – für den Auftraggeber – und auch für eine Prüfung!

Mit der aus dem Haus blue:solution Software GmbH stammenden Software erhält man jede Menge Vorteile: Die minutengenaue Erfassung der Kommen- und Gehen Zeiten der Mitarbeiter – und wenn gewünscht, auch die Projekt-, Auftrags- und Maschinenlaufzeiten – auch nach Tätigkeit oder/und Auftragsposition aufgegliedert! Damit wird verhindert, dass Projekte aus dem Ruder laufen. Die Kalkulation wird für den eigenen Betrieb und auch für den Kunden verlässlich. Hohe Sicherheit bringt auch der Einsatz der Zutrittskontrolle, die dafür sorgt, dass die Zugänge der Gebäude und des Geländes nur durch Mitarbeiter oder Zutrittsbefugte betreten werden können. Bequem und zuverlässig kann die Zeit von unterwegs aus mobil erfasst werden – es gibt auch viele weitere Möglichkeiten – bis hin zum „Fingerprint“! 

Personalzeiterfassung

Auf den ersten Blick scheint der Stundenzettel hier im Vorteil zu sein – den er kostet so gut wie nichts! Leider funktioniert das aber nur durch eine aufwändige und fehlerträchtige Nach- und Rechenarbeit. Die Beweiskraft ist sehr gering und beruht einzig auf Vertrauensbasis!

Das moderne TopKontor Zeiterfassungs-System ermittelt einfach und nicht manipulierbar die Zeiten der Mitarbeiter Minutengenau. Natürlich auch alle Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit und Weiteres sehr sicher – sogar auch die Auftragszeiten – gleichgültig ob sich der Mitarbeiter am Ort – oder hunderte von Kilometern entfernt - befindet! Und wenn man will – kann man Dank einer GeoLokalisierung sogar ganz genau sehen, von welchem Ort aus die Buchung erfolgt ist!

Damit sind natürlich auch alle Normal-, Über-, oder Fehlstunden registriert und Urlaubsvergütungen auch für die Lohnabrechnung bereits fertig aufbereitet!

Diesen Komfort sollte man sich einfach mal zeigen lassen!

Maschinenlaufzeiten

Gerade im Zusammenhang mit Auftragszeiten sind auch die „Maschinen-Laufzeiten“ ein wichtiger Faktor.

Die TopKontor Zeiterfassung kann auch solche Zeiten exakt erfassen!

Dabei kann eine „Maschine“ ein LKW – ein Fräsautomat oder ein sonstiges Gerät sein, dessen Zeiten man exakt erfassen – und auch abrechnen möchte!

Genau das kann ein wichtiger Faktor sein! Und: Dass das Ganze auch sehr einfach geht, ist ein weiterer großer Vorteil!

PC-Erfassung

Mitarbeiter im Büro erfassen mit dem „PC-Stempler“ ihre Personal- und Projektzeiten bequem am Computer.


Zeiterfassungs-Terminals

Terminals eignen sich hervorragend für die stationäre Zeiterfassung z.B. in Produktionsbereichen. 

Zutrittskontrolle

Passend für den Schlüsselanhänger, die Zutrittskontrolle.
In Kombination mit der TopKontor Zeiterfassung überwachen die Lesegeräte an den Türen den Zutritt zum Unternehmen. Die Gebäude und das Gelände werden vor unbefugtem Zutritt geschützt. Das bedeutet mehr Sicherheit für Unternehmen durch die Software.

Mobile Zeiterfassung

Mit der kostenlosen App TopZeiterfassung für Smartphone oder Tablett lassen sich Auftragszeiten unterwegs und auf der Baustelle erfassen. Auf Wunsch auch mit Geolokalisierung. 

Mobiles Flottenmanagement

Das Unternehmen geoCapture hat sich auf die GPS-Ortung und mobile Datenerfassung von Fahrzeugen spezialisiert. Mit den Lösungen von geoCapture hat man seine Fahrzeugflotte ständig im Blick. Darüber hinaus können die in geoCapture erfassten Zeiten des Personals online direkt an die TopKontor Zeiterfassung übergeben werden.

Wir sind Vertragspartner der
       geoCapture Gmbh & Co.KG

Ihre Vorteile mit GPS-Ortung:

  • Aktuelle Position der Fahrzeuge
  • Fahr-, Pausen- und Einsatzzeiten
  • Mobile Arbeitszeiterfassung
  • Bastellenbezogenes Arbeiten über GP
  • Langzeitprotokollierung von Einsä
  • Nachweis gegenüber Kunden
  • Optiale Disposition durch kürzeste Fahrstrecken
  • Schnellere Reaktionszeiten

Die TopKontor Zeiterfassung und die geoCapture GPS-Ortung ergänen sich wie füreinander bestimmt! Problemlos und voreilhaft!

Starten Sie jetzt durch mit TopKontor Zeiterfassung

Laden Sie sich jetzt direkt eine 30 Tage lauffähige Demoversion auf Ihren Computer herunter und überzeugen Sie sich selbst! Die Demoversion hat keinerlei Beschränkungen! Während Ihrer Testphase stehen wir Ihnen stets bei allen Fragen zur Verfügung.

Zeitmodelle

In der TopKontor Zeiterfassung kann ohne Einschränkung die benötigte Anzahl an „Zeitmodellen“ hinterlegt werden.

Für jede abweichende Arbeitszeit – oder andere Pausen- oder Rundungsregeln (oder auch für einen monatlichen Stunden-Durchschnitt) wird ein eigenes Zeitmodell angelegt. Mindestens 2 Zeitmodelle sollten vorhanden sein! Zum einen für Mitarbeiter mit übereistimmender Sollzeit – zum zweiten - ein extra Zeitmodell für Mitarbeiter ohne Sollzeit. (z.B. für Aushilfen)

Im Zeitmodell werden alle Daten hinterlegt, die für eine Mitarbeitergruppe wichtig sind. Tägliche Sollzeit, Pausen, Rundungen und Weiteres!

Flexible Pausenzeiten

Die TopKontor Zeiterfassung lässt es zu, dass die Pausenzeit an einem Terminal, einem Erfassungsgerät, per PC oder per Smartphone-App vom Mitarbeiter bei Bedarf manuell erfasst wird.
Es können aber auch Pausen zu festen Zeiten hinterlegt werden – oder bei einer flexiblen Arbeitszeit auch rechtskonform als „Pausen-Schwellen“ zum Bespiel 30 Min. nach 5 Std. – und zusätzlich noch 15 Min. nach weiteren 2 Stunden Anwesenheit!
Und: Pausenzeiten können auch korrigiert werden!

Schichtbetrieb

Wo täglich in mehrerer Schichten gearbeitet wird, da ist die Mehrschicht-Verwaltung in der TopKontor Zeiterfassung unverzichtbar! Bis zu 5 Schichtmodelle können in jedem Zeitmodell eingerichtet werden! Das dürfte praktisch alle denkbaren Fälle abdecken!


Zeitkonto

Das in der TopKontor Zeiterfassung enthaltene „Zeitkonto“ hat grundsätzlich zwei Aufgaben: Bei einem Mitarbeiter mit monatlicher Sollzeit, sammelt das Zeitkonto alle Zeiten die über-, oder unter der täglichen Sollzeit liegen. Ein „Überhang“ kann durch Freizeit abgebaut – oder ausbezahlt werden. Minuseinträge sollten durch Mehrarbeit ausglichen – oder durch Lohnminderung abgebaut werden.

Beim Mitarbeiter ohne Sollzeit (meistens Springer, Aushilfen oder ähnliches) laufen alle Stunden auf das Zeitkonto und werden am Monatsende ausbezahlt

Urlaubskonto

Das ebenfalls in der TopKontor Zeiterfassung integrierte Urlaubskonto wird jährlich mit dem „Jahres-Urlaubs-Anspruch“ gefüllt und zu einem eventuell vorhandenen Resturlaub aus dem Vorjahr addiert.

Im Laufe des aktuellen Kalenderjahres gewährte Urlaubstage werden automatisch von diesem Konto abgebucht.

Damit können jederzeit die bereits gewährten – sowie auch die Resturlaubstage überprüft werden.

Die Zeit- und Urlaubskonten aller Mitarbeiter wird in der TopKontor Zeiterfassung selbstverständlich ohne jeden Mehraufwand vom System automatisch korrekt verwaltet!

Auftrags- und Tätigkeitszeiten

Die Auftragsdaten-Erfassung arbeitet nahtlos mit TopKontor Handwerk (TKHW) zusammen. Aufträge aus TKHW werden in die Zeiterfassung übergeben – die Zeiten werden mit dem aktuellen Stand zurück in die Nachkalkulation von TopKontor-Handwerk übertragen.
Für TKHW-Kunden wird das Modul Auftragsdatenerfassung kostenlos abgegeben! Der Preisvorteil beträgt 500,00 €

Selbstverständlich sind auch Schnittstellen zu anderen Systemen integriert! Und beliebige Aufträge können ganz einfach auch manuell erfasst werden!

Weitere Auskünfte gibt es jederzeit gerne durch uns!

Nachkalkulation in TopKontor Handwerk

TopKontor Handwerk Anwender haben noch einen zusätzlichen Nutzen! Die in der Zeiterfassung bearbeiteten Aufträge laufen zurück in die Nachkalkulation.

Mit einer zeitnahen Nachkalkulation sieht man – wenn man will auch täglich - bereits während der Ausführung, ob ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht. So erhält man auch wertvolle Informationen für die spätere Kalkulation ähnlicher Projekte.

Starten Sie jetzt durch mit TopKontor Zeiterfassung

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Einsatzplaner

Mit dem Einsatzplaner der TopKontor Zeiterfassung lassen sich nicht nur Aufträge vorausplanen – und dem richtigen „Fachmann“ (z.B. einem „Schweißer“ zuordnen!
Auch Fehlzeiten wie Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub, Schule und Weiteres können jahresübergreifend geplant und auch fest gebucht - und wichtige Notizen können hinterlegt und bearbeitet werden! Auch Krankheit lässt sich planen! (z.B. ein OP-, Arzt-, oder Krankenhaus-Termin!). Da kann so gut wie nichts mehr vergessen werden!
Das ist Spitze!

Zahlreiche Auswertungen (Reporte)

Durch – in Mitarbeiter, Aufträge, Tätigkeit und Sonstiges unterteilte - mehr als 30 Auswertungen – werden so gut wie alle denkbaren Informationen zur TopKontor Zeiterfassung geliefert. Selbst wenn hier persönliche Vorstellungen verwirklicht werden sollen – wir sind in der Lage, Reporte anzupassen oder auch neue Reporte zu erstellen!
Damit kann so gut wie jeder Wunsch erfüllt werden!

Monatsjournal und Monatsjournal kompakt
Diese beiden Journale sollen hier extra erwähnt werden. Wir halten sie für
die wichtigste Personal-Auswertung überhaupt!

Beide Reporte sind inhaltlich gleich – bis auf einen Unterschied: Die
„Kompakt-Version“ listet pro Arbeitstag nur die Gesamtzeit auf, während
die Vollversion alle Stempelungen eines Tages getrennt auflistet. Daher
passt der Ausdruck der Kompakt-Version immer auf 1 DIN-A4-Blatt - Die
Vollversion benötigt mehr als 1 Blatt.

Darunter nach 7 Tagen die Wochensummen für Tages-, Ist, Soll und Saldo
Darunter am Ende des Monats die Monats-Summen
Darunter sind alle für den Mitarbeiter aktivierten Lohnarten aufgelistet
Darunter die Salden für das Zeit- und Urlaubskonto mit aktuellem und neuen
Stand - und in der „Bemerkung“ steht z.Bsp. Urlaub, Krank oder eine sonstige Notiz.

Im Monatsjournal sind alle produktiven und unproduktiven Zeiten eines
Mitarbeiters aufgelistet! Komplett – Übersichtlich – Informativ und Bewährt.

Infocenter

Das Infofenster enthält als farbig unterteilte Balkengraphik eine Stunden-, Überstunden- und Fehlzeitenübersicht sowie die Darstellung der Produktivität als Vergleich der Istzeit zu produktiven- und unproduktiven Zeiten.

Auch hier ist eine etwas andere Anwesenheits-Anzeige integriert, welche den aktuellen Auftrag direkt im Fenster anzeigt.


Anwesenheitsanzeige

Mit der Anwesenheitsanzeige sieht man auf einem Blick welche Mitarbeiter aktuell anwesend sind. Es werden in einer Tabelle auch alle weiteren Informationen – von der Personal-Nummer, über Name, farbig markierte An- oder Abwesenheit, bis zum Auftrag und Tätigkeit angezeigt.
Auch laufende Maschinen und Fahrzeige werden hier genauso angezeigt. Damit hat man sozusagen „Alles im Blick“!

Schnittstellen DATEV, Lohnprogramm

Durch die in der TopKontor Zeiterfassung integrierten Schnittstellen zu diversen Lohnprogrammen, zu DATEV und Ausgabe als CSV-Datei, sowie eine Import-Universalschnittstelle ist eigentlich alles abgedeckt, was zur Kommunikation mit anderen Systemen wichtig ist!

Preise

TopKontor Zeiterfassung - Hauptpaket

  • Kommen/Gehen-Zeiterfassung
  • Beliebig viele Zeitmodelle
  • Jahresplaner für Fehlzeiten, Gleitzeit- und Urlaubskontoverwaltung
  • Workflow - papierloses Genehmigungsverfahren für Fehlzeiten und Buchungskorrekturen
  • umfangreiches Berichtswesen, individuelle Auswertungen und Exportmöglichkeiten (Berichtsgenerator)
  • Anbindung verschiedener Zeiterfassungsterminals (PCS, Datafox)
  • Ausweisung von Arbeitszeiten, Überstunden, Fehlzeiten

bis zu 5 Mitarbeiter

400,00 € 

Kosten des Softwarepflege-Vertrages

bis 5 Mitarbeiter

10 € monatlich

6 bis 10 Mitarbeiter

15 € monatlich

11 bis 25 Mitarbeiter

20 € monatlich

26 bis 50 Mitarbeiter

30 € monatlich

51 bis 100 Mitarbeiter

40 € monatlich

101 bis 250 Mitarbeiter

50 € monatlich

über 250 Mitarbeiter

60 € monatlich

Um die Software effizient und langfristig nutzen zu können, ist der Abschluß eines Softwarepflegevertrages obligatorisch für das erste Jahr.
Dieser verlängert sich um ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum jeweiligen Laufzeitende schriftlich gekündigt wird.
Sie erhalten durch diesen Vertrag automatisch alle erforderlichen Informationen, Programmneuerungen, Updates, Anpassungen an gesetzliche Änderungen, sowie die Erweiterung der Gewährleistung für die Laufzeit des Vertrages.
Die Pflege beinhaltet nicht die Hotline.
Die Zahlung erfolgt jährlich im Voraus ohne Zuschlag, quartalsweise mit 5 % Zuschlag oder monatlich mit 8 % Zuschlag.

Die Büro-Software für die optimale Zeiterfassung

Planung – Beratung – Installation – Schulung – Betreuung und Hotline werden ausschließlich durch uns selbst geleistet!